Rapporteert aan de Superintendent Purchasing en draagt zorg voor het inkopen van materialen en diensten volgens de gewenste kwaliteit, levertijd en tegen de laagst mogelijke prijs, voornamelijk aan de hand van bestaande contracten met leveranciers, maar ook op basis van zelf uitgevoerde korte marktonderzoeken e.e.a. conform de daarvoor geldende inkoopprocedures, zodanig dat goederen en diensten steeds tijdig beschikbaar zijn conform de juiste specificaties, in de juiste hoeveelheid en kwaliteit en tegen de juiste condities.
Functieomschrijving
Inkoopopdrachten en afroepen chemicaliën: ± 15 M€/jr
Verwerken van bestelaanvragen voor bulkchemicalien
- Draagt zorgt voor het tijdig afroepen van bulkchemicaliën bij de verschillende (contract)leveranciers (volgens inkoopafspraken verdeeld over verschillende leveranciers), op verzoek van Planning en/of Operations.
- Regelmatig brengt de Assistant Purchaser, op basis van kennis & ervaring, de potentiële afroepen onder de aandacht van de verschillende afdelingen.
- Handelt in eerste lijn alle problemen af die kunnen optreden voorafgaand aan en volgend op een levering, waarbij de afdelingen continue geïnformeerd blijven.
- Controleert de geldigheid van contractafspraken en overlegt met corporate purchasing bij afwijkingen.
- Handelt de administratieve verwerking voor en na de levering af en draagt zorg voor de compleetheid van het administratieve dossier.
- Verzorgt maandelijks de interne rapportage van geleverde hoeveelheden t.b.v. Performance Control en Cost Accounting.
- Escaleert naar de Purchaser Catalyst, Chemicals & Services in geval van problemen die niet zelfstandig opgelost kunnen worden.
Verwerken van ATB’s
- Draagt zorgt voor de controle (inclusief eventueel retour zenden) van de aanvraag tot bestellen (ATB), het doen en beoordelen van offerteaanvragen, de leverancierskeuze (veelal op basis van kennis & ervaring) en alle overig benodigde inkooptaken die nodig zijn om een ATB te verwerken tot een bestelling, welke in overeenstemming is met de geldende inkoopregels.
- Borgt dat alle genomen administratieve stappen volledig auditeerbaar zijn.
- Draagt zorg voor interne autorisatie van de inkoopopdracht en de distributie ervan naar de leverancier.
- Bespreekt afwijkende orderbevestigingen met de leverancier en eventueel de interne aanvrager zodat er uiteindelijk overeenstemming is en de levering, op een akkoord bevonden levermoment kan plaatsvinden.
- (Pre-)Expediting van orderbevestigingen en leveringen.
- Draagt zorg voor de periodieke controle op orderbevestigingen & controle op te late leveringen van orders waar dit van toepassing is (inclusief spoedorders), conform geldende procedures en werkinstructies.
- Stemt af met de leverancier en interne aanvrager in geval van potentiële leveringsproblemen.
- In geval van langere levertijden kan ook voorafgaand aan de levering al meermaals een voortgangscontrole worden gedaan waarbij getracht wordt de leverancier, in overleg met de aanvrager, conform afspraak te laten leveren.
- In geval van blijvend afwijkende leverdatums zal de aanvrager hierover worden geïnformeerd.
Vendor Management
- Beheert de leveranciersgegevens, als gevolg van een prekwalificatie, in het SAP systeem zodat alleen bij volledig goedgekeurde leveranciers bestellingen worden geplaatst.
- Draagt zorg voor het correct laten uitvoeren van de bank-check door Account Payables zodanig dat leveranciers pas na volledige controle geautoriseerd worden in het systeem om betalingen aan te doen. Verwerkt, op basis van informatie uit de contractor portal of de crediteurenadministratie, de leveranciersinformatie in SAP.
- Werkprocessen & Werkinstructies Komt met voorstellen tot optimalisaties in de eigen werkprocessen en draagt zorg voor het opstellen en up-to-date houden van de werkinstructies hiervan.
- Licht deze toe aan andere sectieleden daar waar dit nodig is en draagt zorg voor validatie van de gewijzigde werkprocessen en -instructies door de Superintendent Purchasing.
- Prekwalificatie van leveranciers Voert zelfstandig prekwalificaties uit van leveranciers in de contractor portal, tezamen met andere collega’s van de afdeling. Uitzondering hierop zijn de allergrootste soorten prekwalificaties die vaak door de Purchasers worden uitgevoerd.
- Overlegt met 1 van de aanwezige collega’s in geval van problemen of onduidelijkheden.
- Uitzoekwerk Transportkosten Onderzoekt facturen van koeriersdiensten en zoekt op basis van beschikbare bronnen de juiste kostenrubricering uit.
- Laat deze uitgezochte facturen autoriseren door de Superintendent Purchasing zodat Account Payables de facturen kan verwerken.
Functie eisen
- MBO opleiding, in een commercieel/administratieve richting.
- Minimaal 5 jaar werkervaring in een commercieel/administratieve functie
- In bezit van NEVI 1.
- Spreekt en schrijft Engels op niveau C1 (minimaal)
- Nauwkeurig kunnen werken, ook onder druk
- Service georiënteerd en adviesgerichte houding
- Proactief, zelfstandig & daadkrachtig; diversiteit aan problemen aankunnen en hierover ook durven besluiten
- Commerciële-juridische vaardigheden
- Marktkennis & enig technisch inzicht
- Kennis van SAP, specifiek de Materials Management module